Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website, unser Kontaktformular, die Video-Begehung oder unser Kundenportal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

BORK Facility Services ist ein Projekt von
BORK Solutions
Inhaber: Herrn Henry Bork
Pestalozzistraße 25
22305 Hamburg
Deutschland

E-Mail: info@bork-facility.de

3. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO)
• Sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — für Hamburg ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein — kein Tracking, keine Werbe- oder Analyse-Cookies, keine Cookies von Drittanbietern. Für die Anmeldung am Kundenportal werden zwei Cookies gesetzt (access_token, refresh_token), die den angemeldeten Zustand sichern. Sie sind httpOnly und secure gesetzt, per JavaScript nicht auslesbar und laufen automatisch ab (24 Stunden bzw. 7 Tage). Ohne Anmeldung am Portal werden keine Cookies gesetzt.

Server-Log-Dateien

Der Hosting-Anbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

5. Kontaktformular, Video-Begehung & Vor-Ort-Akquise

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder Video-Begehung Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter, mit Ausnahme der in Abschnitt 8 genannten Auftragsverarbeiter, die uns bei der Bearbeitung unterstützen.

Sprechen wir Sie im Rahmen unserer Vor-Ort-Akquise (Door-to-Door) an einem Gewerbestandort an, erfassen wir die dabei erhaltenen geschäftlichen Kontaktdaten (Firmenname, Ansprechpartner, ggf. Telefon/E-Mail) sowie den Gesprächsverlauf, um eine sinnvolle Nachverfolgung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden) bei der Vor-Ort-Akquise gegenüber Gewerbetreibenden.

6. Digitale Objektbegehung & Angebotsprozess

Im Rahmen einer Objektbegehung erfassen wir Objektdaten, Fotos der zu reinigenden Bereiche und ggf. eine gesprochene oder getippte Beschreibung der Räumlichkeiten. Zur Erstellung eines Angebotsentwurfs kann diese Beschreibung durch einen KI-gestützten Dienst (Anthropic, siehe Abschnitt 8) automatisiert strukturiert werden — die endgültige Übernahme in das Angebot erfolgt stets manuell durch unsere Mitarbeiter. Digitale Angebote sind über einen individuellen, nicht erratbaren Link abrufbar und laufen nach Ablauf der Gültigkeit oder Annahme ab.

7. Kundenportal

Für die Nutzung unseres Kundenportals ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit sowie vertrags- und rechnungsbezogene Daten. Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Portalfunktionen (Ticketsystem, Reinigungsnachweise, Rechnungen, Nachrichten) verwendet. Mitarbeitende sehen dabei grundsätzlich nur die für ihren Einsatz notwendigen Daten (z. B. Objektadresse), nicht die vollständigen Vertragskonditionen anderer Kunden.

8. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Für den Betrieb unserer Website, unseres Kundenportals und unserer internen Abläufe setzen wir folgende externe Dienstleister ein. Mit allen Anbietern, die dabei personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen bzw. gelten die jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

• Vercel Inc. / MongoDB Atlas — Hosting der Website, des Kundenportals und der Datenbank. Serverstandort innerhalb der EU, soweit vom jeweiligen Anbieter angeboten; bei Datenübermittlung in Drittländer (z. B. USA) sichern Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ein angemessenes Schutzniveau.
• Pipedrive Inc. — Kundenbeziehungsmanagement (CRM) zur Verwaltung von Anfragen und Interessenten.
• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office) — Rechnungsstellung und Kontaktverwaltung für Bestandskunden, Serverstandort Deutschland.
• Anthropic PBC — KI-gestützte Strukturierung diktierter Begehungsnotizen (siehe Abschnitt 6), nur soweit diese Funktion genutzt wird.
• Google Ireland Limited — Standortsuche und Adress-Geokodierung bei der Vor-Ort-Akquise, soweit unsere eigene Datenbank keinen Treffer liefert.
• OpenStreetMap-Mitwirkende (Nominatim) — Umwandlung von Adressen in Koordinaten und umgekehrt, kostenfreier, gemeinnütziger Dienst.
• Resend — Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Zugangsdaten, Rechnungshinweise, Terminbestätigungen).

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Als Orientierung:

• Rechnungen: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Vertrags- und Kundenstammdaten: bis 3 Jahre nach Vertragsende (Verjährungsfrist)
• Anfragen ohne Vertragsabschluss / Interessentendaten: bis zu 12 Monate
• Ticketfotos und Meldungen: bis 2 Jahre nach Abschluss (Gewährleistung)

10. Hinweis für unsere Mitarbeitenden

Für Beschäftigte gelten zusätzliche, gesondert ausgehändigte Informationen — insbesondere zur datensparsamen Standorterfassung beim Ein- und Ausstempeln (es werden keine Koordinaten gespeichert, nur die gerundete Entfernung zum Einsatzort). Diese Informationen sind nicht Bestandteil dieser öffentlichen Datenschutzerklärung, da sie das Beschäftigtenverhältnis betreffen.

11. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.